Comprobar un NIF en la AEAT: cómo consultar y verificar un NIF
Comprobar un NIF puede ser necesario antes de presentar una declaración, emitir determinada documentación o simplemente para verificar los datos fiscales de una persona o empresa.
La Agencia Tributaria dispone de diferentes sistemas de consulta que permiten comprobar datos asociados a un Número de Identificación Fiscal. Sin embargo, no todas las consultas sirven para lo mismo: una cosa es verificar que un NIF está identificado en el censo y otra distinta comprobar si una sociedad tiene el NIF revocado.
En esta guía explicamos cómo comprobar un NIF en la AEAT, qué información puede devolver la consulta y qué significa que un NIF aparezca como revocado.
¿Qué significa comprobar un NIF en la Agencia Tributaria?
La AEAT dispone de un servicio denominado comprobación de un NIF de terceros a efectos censales. Su finalidad es permitir la comprobación de los datos identificativos que constan en el censo tributario.
En el caso de una persona jurídica, como una sociedad limitada o una sociedad anónima, la consulta puede realizarse introduciendo el NIF sin que sea necesario indicar previamente la razón social.
El resultado permite conocer si ese NIF puede ser identificado en la base censal de la Agencia Tributaria y, en determinados casos, si presenta una situación de baja o revocación.
Cómo comprobar un NIF en la AEAT
La comprobación censal de NIF se realiza a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Actualmente es necesario identificarse mediante alguno de los sistemas admitidos por la AEAT, como Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
La Agencia Tributaria permite realizar la comprobación de distintas formas:
- Consulta de un único NIF.
- Consulta múltiple de varios NIF.
- Consulta mediante un fichero con una relación de NIF.
Para una comprobación puntual de una empresa, lo habitual es utilizar la consulta unitaria.
Cómo consultar el NIF de una empresa
Cuando se consulta una persona jurídica, la AEAT permite introducir directamente su NIF. No es necesario conocer previamente la denominación exacta de la sociedad para efectuar la consulta unitaria.
Una vez realizada, el sistema puede devolver distintos resultados dependiendo de la información existente en el censo.
Esto convierte la comprobación del NIF en una herramienta útil para verificar la identificación fiscal de una sociedad y detectar determinadas incidencias censales.
¿Qué resultados puede dar la comprobación de un NIF?
En las consultas correspondientes a personas jurídicas, la Agencia Tributaria contempla diferentes respuestas.
IDENTIFICADO
Significa que el contribuyente se identifica con el NIF introducido. La consulta devuelve el NIF actual y la razón social asociada.
No obstante, el resultado debe interpretarse dentro del alcance concreto de la comprobación censal. No significa por sí solo que hayamos realizado una revisión completa de todas las obligaciones tributarias de la empresa.
NO IDENTIFICADO
Este resultado indica que el contribuyente no ha podido ser identificado con el NIF aportado en esa consulta.
Conviene revisar que el número se haya introducido correctamente y, si es necesario, comprobar la documentación fiscal de la entidad.
IDENTIFICADO-BAJA
La AEAT utiliza este resultado cuando el contribuyente se identifica con el NIF aportado, pero figura en estado de baja. El sistema puede devolver también el NIF actual y su razón social.
Estar de baja y tener un NIF revocado no son necesariamente situaciones equivalentes, por lo que es importante distinguir ambos resultados.
IDENTIFICADO-REVOCADO
Este es uno de los resultados especialmente relevantes para las sociedades mercantiles.
Significa que la entidad se identifica con el NIF aportado y que consta en estado de baja por revocación del Número de Identificación Fiscal.
Si aparece este resultado, existe una incidencia que debe analizarse. La revocación produce importantes efectos fiscales y mercantiles y no debe confundirse con una simple sociedad que ha dejado de desarrollar actividad.
¿Comprobar un NIF y consultar si está revocado es lo mismo?
No exactamente.
La comprobación de un NIF a efectos censales permite verificar la identificación del contribuyente dentro del censo de la Agencia Tributaria y conocer determinados estados asociados.
Por otra parte, la AEAT publica relaciones específicas de NIF revocados y de NIF que posteriormente han sido rehabilitados.
Por tanto, cuando existe una sospecha de revocación interesa comprobar específicamente esta circunstancia.
En NIFRevocados puedes consultar NIF revocados utilizando nuestro buscador especializado basado en los ficheros públicos que tenemos sincronizados.
¿Qué es un NIF revocado?
La revocación supone que la Administración Tributaria ha acordado retirar la validez identificativa del NIF en el ámbito fiscal.
No estamos ante un simple error de formato del número ni ante una comprobación ordinaria de datos.
La revocación puede tener consecuencias importantes para la sociedad y requiere analizar el motivo concreto que llevó a la Administración a adoptar esa decisión.
La propia Agencia Tributaria confirma que un NIF previamente revocado puede ser rehabilitado cuando hayan desaparecido las circunstancias que motivaron la revocación y se acredite adecuadamente la situación de la entidad.
¿Cómo saber si un NIF está revocado?
Existen varias vías para comprobarlo.
La Agencia Tributaria publica ficheros acumulados de NIF revocados y rehabilitados. Según la información oficial de la AEAT, el fichero público de revocados incluye los NIF cuya revocación se ha producido después del 1 de diciembre de 2006 y ha sido publicada en el Boletín Oficial del Estado.
También existe una consulta específica por NIF de entidades jurídicas que permite comprobar si un NIF concreto está revocado y, en su caso, conocer la fecha de publicación de la revocación en el BOE.
Por este motivo, no debe concluirse automáticamente que un NIF está plenamente activo únicamente porque no aparezca en una determinada relación pública. Cada herramienta tiene un alcance concreto.
¿Qué ocurre si al comprobar el NIF aparece como revocado?
Si una empresa tiene el NIF revocado, lo primero es estudiar por qué se produjo la revocación.
No todos los expedientes son iguales y la rehabilitación no consiste simplemente en presentar una casilla de una declaración censal.
Según el caso, puede ser necesario revisar:
- La causa concreta de la revocación.
- La situación censal de la sociedad.
- El domicilio fiscal.
- La actividad económica real.
- Los administradores y socios.
- El titular real.
- Las declaraciones tributarias pendientes.
- Los medios materiales disponibles.
- Contratos, facturas y otra documentación acreditativa.
- La coherencia de la información facilitada a la Administración.
La documentación necesaria depende siempre de las circunstancias de cada sociedad.
¿Se puede recuperar un NIF revocado?
Sí. La Agencia Tributaria contempla expresamente la posibilidad de rehabilitar un NIF previamente revocado cuando hayan desaparecido las circunstancias que provocaron la revocación.
La entidad debe solicitar la rehabilitación y acreditar suficientemente su situación.
Entre otras cuestiones, la AEAT señala la necesidad de acreditar una actividad económica lícita y real, un objeto social verdadero, el lugar desde el que se desarrolla la gestión y dirección de los negocios y una información censal coherente que pueda ser comprobada.
Por eso cada expediente debe prepararse de acuerdo con la situación concreta de la sociedad. Si necesitas rehabilitar NIF revocado, estudiamos previamente la causa y preparamos la documentación necesaria para presentar un expediente profesional ante la Administración.
Comprobar CIF y comprobar NIF: ¿es lo mismo?
En muchas búsquedas todavía se utilizan expresiones como “comprobar CIF”, “consultar CIF” o “comprobar CIF de una empresa”.
En la práctica, para las personas jurídicas actualmente hablamos de NIF, aunque el término CIF siga utilizándose de forma coloquial para referirse al número de identificación fiscal de una sociedad.
Por este motivo, si quieres comprobar el antiguo “CIF” de una empresa ante la Agencia Tributaria, lo que realmente estás consultando es su NIF.
¿Se puede validar un NIF sin certificado digital?
Depende de qué se quiera comprobar.
Es posible analizar matemáticamente si determinados NIF tienen una estructura y carácter de control correctos, pero eso no demuestra que una persona o sociedad se encuentre actualmente identificada en el censo de la Agencia Tributaria.
La comprobación censal oficial de terceros de la AEAT requiere actualmente identificación mediante Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
Por otro lado, existen datos públicos relativos a NIF revocados y rehabilitados que pueden consultarse sin realizar esa comprobación censal individual.
¿Es suficiente con que un NIF tenga un formato correcto?
No.
Un número puede tener una estructura formalmente correcta y eso no permite concluir por sí solo cuál es la situación censal de la persona o entidad a la que supuestamente pertenece.
Hay que diferenciar entre:
- Validar la estructura de un NIF.
- Comprobar un NIF en el censo de la AEAT.
- Comprobar si un NIF ha sido revocado.
- Comprobar si un NIF revocado ha sido posteriormente rehabilitado.
Son comprobaciones distintas y pueden requerir fuentes diferentes.
Comprobación de varios NIF en la Agencia Tributaria
La AEAT también permite realizar comprobaciones múltiples.
Además de introducir varios NIF directamente, existe la posibilidad de efectuar una consulta importando un fichero. La documentación actual de la Agencia Tributaria establece un máximo de 20.000 registros para esta modalidad.
Esta opción está especialmente pensada para comprobar grandes cantidades de datos identificativos antes de presentar determinadas declaraciones tributarias.
Preguntas frecuentes sobre comprobar un NIF
¿Cómo puedo comprobar un NIF en la AEAT?
La Agencia Tributaria dispone de una herramienta de comprobación de NIF de terceros a efectos censales. Para acceder a ella es necesario identificarse mediante alguno de los sistemas electrónicos admitidos.
¿Puedo consultar el NIF de una empresa sin conocer su razón social?
Para la consulta unitaria de personas jurídicas, la AEAT indica que no es necesario introducir previamente la razón social. Puede realizarse la comprobación introduciendo el NIF.
¿Qué significa IDENTIFICADO al comprobar un NIF?
Significa que el contribuyente se identifica con el NIF aportado. En personas jurídicas, la AEAT devuelve el NIF actual y la razón social.
¿Qué significa IDENTIFICADO-REVOCADO?
Significa que la persona jurídica se identifica con el NIF consultado y que figura en estado de baja por revocación del NIF.
¿Un NIF revocado puede volver a estar operativo?
Puede solicitarse su rehabilitación cuando hayan desaparecido las circunstancias que originaron la revocación y se acredite adecuadamente la nueva situación ante la Administración Tributaria. La resolución dependerá del expediente concreto.
¿Es lo mismo un NIF de baja que un NIF revocado?
No necesariamente. La propia comprobación censal de la AEAT diferencia entre el resultado IDENTIFICADO-BAJA y el resultado IDENTIFICADO-REVOCADO.
¿Puedo comprobar un CIF en la Agencia Tributaria?
Aunque “CIF” sigue siendo una búsqueda habitual, actualmente la identificación fiscal de las personas jurídicas se realiza mediante NIF. Por tanto, la consulta se efectúa utilizando el NIF de la entidad.
¿Que un NIF no aparezca como revocado significa que está activo?
No debería extraerse esa conclusión únicamente a partir de una consulta de ficheros de revocaciones. Para conocer la situación censal completa hay que utilizar las herramientas correspondientes de la Agencia Tributaria y valorar la situación concreta de la entidad.
¿Necesito certificado digital para comprobar un NIF?
Para utilizar la comprobación censal de NIF de terceros de la AEAT es necesaria identificación electrónica. Actualmente se admite Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
Comprobar un NIF antes de operar con una sociedad
La identificación fiscal de una empresa no debería analizarse únicamente comprobando que el número tiene nueve caracteres o que su estructura parece correcta.
Cuando existen dudas sobre una sociedad, conviene distinguir entre su identificación censal, una posible baja y una eventual revocación del NIF.
Y si la comprobación revela que el NIF ha sido revocado, es importante estudiar el expediente antes de presentar una solicitud de rehabilitación. La Administración puede exigir que se acredite de forma coherente la realidad de la sociedad, su actividad, domicilio, dirección efectiva y demás circunstancias relevantes.
La rehabilitación depende de cada caso y no existe un plazo único ni puede garantizarse de antemano el resultado.